Google Sheets / Drive vs. Truuflow:
Tabellen oder echte Auftragsdokumentation?
Google Sheets ist kostenlos, läuft im Browser und synchronisiert Änderungen in Echtzeit — das sind echte Vorteile gegenüber Excel. Aber auch Google Drive löst das eigentliche Problem nicht: GPS-Fotos, Kundenunterschriften und automatische PDF-Berichte gibt es dort nicht. Ein ehrlicher Vergleich für Betriebe, die noch mit Tabellen arbeiten.
Wofür Google Sheets und Drive gebaut sind
Google Sheets ist Googles browserbasierter Ersatz für Excel: Tabellenkalkulation, Listenführung, einfache Auswertungen. Der große Vorteil gegenüber Excel ist die echte Echtzeit-Zusammenarbeit — mehrere Personen können gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten und sehen sofort, was der andere einträgt. Google Drive ergänzt das als zentraler Speicherort für alle Dateien. Viele Betriebe nutzen beides für Auftragslisten, Checklisten und Berichtvorlagen. Für Büroarbeiten ist das durchaus praktisch.
Wofür Truuflow gebaut ist
Truuflow ist für den Außendienst entwickelt worden, nicht für das Büro — HLS, Elektro, Facility Management, Service und Wartung. Der Techniker dokumentiert strukturiert vor Ort: GPS-verortete Fotos als Beweis, Pflichtfelder im Formular, Kundenunterschrift direkt auf dem Handy, automatisch erzeugter PDF-Bericht. Alles offline-fähig, alles sofort im Büro sichtbar. Auch die Echtzeit-Zusammenarbeit von Google Sheets ändert nichts daran, dass eine Tabelle kein GPS kennt, keine Unterschrift aufnehmen kann und keinen unterschriebenen Bericht erzeugt.
Direkter Vergleich
| Kriterium | Google Sheets / Drive | Truuflow |
|---|---|---|
| Tabellenkalkulation & Listen | ✓ | ○ |
| Echtzeit-Zusammenarbeit | ✓ | ✓ |
| GPS-Foto-Dokumentation | — | ✓ |
| Digitale Kundenunterschrift | — | ✓ |
| Automatische PDF-Berichte | ⚠ Manuell | ✓ |
| Offline-Modus (eingeschränkt) | ○ | ✓ |
| Strukturierte Auftragsfelder | ⚠ Freitext | ✓ |
| Eigene Formular-Vorlagen | ○ | ✓ |
| Zeitstempel & Nachweispflicht | — | ✓ |
| Mobile Techniker-App für Außendienst | — | ✓ |
✓ = Schwerpunkt · ○ = möglich, nicht optimiert · — = nicht im Fokus
Alle Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen sowie eigenen Kundenbefragungen. Datenstand: Mai 2026. Abweichungen vorbehalten — eigene Prüfung empfohlen.
Kosten im Vergleich — Richtwert für 10 Mitarbeiter
Google Sheets / Drive
kostenlos / ab €60/Monat
Gratis mit Google-Konto · Google Workspace ab €6/Nutzer/Monat
Für 10 Nutzer mit Workspace ca. €60/Monat
Preise laut Anbieter, Stand Mai 2026
Truuflow Team
€119/Monat
Bis 15 Nutzer inklusive — keine Überraschungen
€99/Monat bei Jahresabrechnung
≈ €12 pro Mitarbeiter/Monat
Wann du Google Sheets und Drive wählen solltest
Google Sheets und Drive sind sinnvoll, wenn du Auftragslisten, Kalkulationen und interne Dokumente zentral verwalten willst — und wenn echte Außendienst-Dokumentation kein Thema ist. Als Ergänzung zu einer spezialisierten Lösung können sie ihren Platz haben: Angebotskalkulation in Sheets, Felddokumentation in Truuflow. Die Echtzeit-Synchronisierung macht Google Sheets auch für Büroteams zum besseren Excel.
Wann Truuflow die bessere Wahl ist
Truuflow ist die richtige Wahl, sobald Techniker im Außendienst dokumentieren müssen: GPS-verortete Fotos als Beweis, Kundenunterschrift als Abnahme, PDF-Bericht direkt nach dem Einsatz. Das kann keine Tabelle leisten — auch keine gut gepflegte Google-Tabelle mit Echtzeit-Sync. Wenn ein Kunde einen Nachweis fordert, ein Gewährleistungsfall droht oder ein Wartungsvertrag Protokolle erfordert, braucht man Felddokumentation — keine Tabelle.
Und praktisch: Truuflow ist in 20 Minuten eingerichtet. Kein Script, keine Vorlage, keine manuelle PDF-Erstellung. Einfach App öffnen, Auftrag anlegen, fertig.
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