Fotodokumentation —
rechtssicher und ohne Mehraufwand

Warum Fotodokumentation im Handwerk kein Nice-to-have ist

Ein Kunde behauptet, die Arbeit sei mangelhaft. Eine Wand wurde beschädigt — war das schon vorher so? Die Heizungsanlage lief nach dem Einsatz nicht — oder lief sie schon vorher nicht? Ohne Fotodokumentation entscheidet im Streitfall der Eindruck, nicht der Beweis.

Mit datierter, GPS-verifizierter Fotodokumentation ist die Beweislage eindeutig. Wer fotografiert, gewinnt — nicht weil er aggressiv ist, sondern weil er professionell ist.

So funktioniert Fotodokumentation mit Truuflow

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   Auftrag öffnen

   Der Techniker öffnet den Auftrag auf dem Handy — alle Auftragsdaten sind bereits geladen, auch offline.

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   Fotos direkt aus der App

   Kamera öffnen, fotografieren. Das Foto wird sofort dem Auftrag zugeordnet — kein manuelles Ablegen, kein WhatsApp-Versand.

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   Automatische Metadaten

   GPS-Koordinaten und Zeitstempel werden beim Auslösen gespeichert. Nichts muss nachgetragen werden.

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   Beschriftung optional

   Fotos können mit einer kurzen Notiz versehen werden: "Zustand vor Beginn", "Mangel Drittgewerk", "Abnahme fertiggestellt".

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   Bericht generieren

   Beim Auftragsabschluss werden alle Fotos automatisch ins PDF eingebettet — in der richtigen Reihenfolge, mit Metadaten.

Was im Bericht steht — ohne Nacharbeit

Das automatisch generierte PDF enthält für jedes Foto:

• Das Foto in voller Auflösung
• Datum und Uhrzeit der Aufnahme
• GPS-Koordinaten (Adresse oder Koordinaten)
• Optionale Beschriftung des Technikers
• Auftragsnummer und Techniker-Name

Kein Abtippen. Kein Einfügen in Word. Kein Scannen. Der Bericht ist fertig, sobald der Auftrag abgeschlossen wird.

Vorschadensdokumentation: der häufigste Schutzfall

Techniker treffen täglich auf Situationen, die nichts mit ihrer Arbeit zu tun haben: Risse in der Wand, beschädigte Fliesen, defekte Vorinstallationen. Ohne Fotobeweis kann dem Handwerker später trotzdem die Schuld gegeben werden.

Mit Truuflow fotografiert der Techniker den Vorschaden, versieht ihn optional mit einer Notiz — und der Kunde kann optional bestätigen, dass dieser Zustand bereits vorhanden war. Das Foto ist Teil des Berichts, mit Zeitstempel und GPS.

Archivierung und DSGVO

Alle Fotos werden DSGVO-konform auf EU-Servern gespeichert und sind jederzeit abrufbar — auch Jahre später. Für die Gewährleistungsfrist von 5 Jahren (§634a BGB) oder für Versicherungsfälle.

Fotos auf privaten Handys der Techniker? Damit ist Schluss. In Truuflow gehören alle Auftrags-Fotos dem Betrieb — nicht dem Gerät.