OneNote im Handwerk —
oder doch Truuflow?

Was OneNote kann — und wofür es gebaut ist

OneNote ist ein digitales Notizbuch: Freitext, Fotos, Zeichnungen, Checklisten. Für Besprechungsnotizen, Projektideen oder persönliche Planung ist es stark. Der Techniker kann eine Seite pro Auftrag anlegen, Fotos einfügen und Notizen schreiben.

Das Problem: OneNote ist nicht für strukturierte Außendienst-Dokumentation gebaut. Es gibt keine definierten Auftragsfelder, keine automatische GPS-Erfassung bei Fotos, keine Kundenunterschrift, kein standardisiertes PDF. Was der Techniker dokumentiert, hängt davon ab, woran er gerade denkt — nicht von einem Formular, das ihn führt.

Das strukturelle Problem: Freitext ist kein Nachweis

Eine OneNote-Seite ist ein freies Dokument — nicht signiert, nicht zeitgestempelt nach außen nachweisbar, nicht auftragsbezogen archiviert. Wer nach zwei Jahren einen Gewährleistungsfall bearbeitet und beweisen will, dass der Techniker am 14. März um 10:23 Uhr an dieser Adresse gearbeitet hat: OneNote liefert diesen Nachweis nicht.

Auch für den Kunden gibt es kein standardisiertes Dokument. Kein fertiges PDF, keine Unterschrift, kein automatischer E-Mail-Versand. Der Bericht entsteht — wenn überhaupt — erst im Büro, manuell zusammengestellt aus dem, was der Techniker notiert hat.

Direkter Vergleich

✓ = Schwerpunkt · ○ = möglich, nicht optimiert · — = nicht im Fokus · ⚠ = bekannter Reibungspunkt

Alle Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen sowie eigenen Kundenbefragungen. Datenstand: Mai 2026. Abweichungen vorbehalten — eigene Prüfung empfohlen.

Was es im Monat kostet

Reine Lizenzkosten, ohne die Arbeitszeit, die dahintersteckt.

Microsoft 365: Business Basic ab ca. 6 € je Nutzer/Monat — OneNote ist darin enthalten. Truuflow: Paket Start 69 € mit 3 Nutzern, jeder weitere 9 € · mit Disposition und Anfragen (Paket Betrieb) bei 10 bzw. 15 Nutzern 166 € bzw. 208,50 € · bei jährlicher Zahlung, monatlich kündbar rund 20 % mehr. Alle Angaben zzgl. USt., Stand August 2026.

Die Lizenz ist billiger — die Arbeit nicht. Bericht schreiben, Fotos zuordnen, PDF bauen, Unterschrift einholen und alles wiederfinden bleibt Handarbeit. Eine Stunde davon pro Woche kostet mehr als der Unterschied in dieser Tabelle.

OneNote kostet nichts — aber der Aufwand, den es im Büro erzeugt, kostet Zeit. Wer für 10 Techniker täglich Berichte aus Freitext-Notizen zusammenbaut, zahlt das in Stunden, nicht in Euro.

Wann OneNote trotzdem seinen Platz hat

Für interne Notizen, Besprechungsmitschriften, Projektplanung oder persönliche To-do-Listen ist OneNote nach wie vor ein gutes Werkzeug. Auch als ergänzende Notizfläche für den Techniker — solange der eigentliche Auftragsbericht in Truuflow landet.

Wann Truuflow die bessere Wahl ist

Sobald ein Dokument nach außen geht — als Kundenbericht, als Nachweis für die Versicherung, als Übergabeprotokoll — braucht es Struktur, Zeitstempel, GPS und Unterschrift. Das ist nicht OneNotes Aufgabe. Das ist Truuflows Kernfunktion.