SharePoint als Fotodokumentation —
oder doch Truuflow?
Microsoft SharePoint und OneDrive sind solide Dateiablagen. Viele Betriebe nutzen sie auch für Baustellenfotos — als Ordnerstruktur, manuell gepflegt. Was dabei fehlt, merkt man spätestens im Streitfall.
Was SharePoint leistet — und wo die Grenze liegt
SharePoint ist ein mächtiges Dokumentenmanagementsystem. Für Verträge, Pläne, interne Dokumente funktioniert es gut. Als Fotodokumentation für den Außendienst ist es jedoch ein Behelfswerkzeug: Techniker laden Fotos manuell hoch, legen sie in Ordner ab — wenn sie es überhaupt tun — und das war's.
GPS-Koordinaten? Nicht automatisch in der Dokumentation. Zeitstempel im Bericht? Manuell einzutragen. Auftragszuordnung? Per Ordnername, wenn der Techniker daran denkt. Kundenunterschrift? Nicht vorgesehen. Fertiges PDF für den Kunden? Nicht ohne erheblichen Zusatzaufwand.
Das eigentliche Problem: Fotos ohne Kontext
Eine Fotodokumentation ist nur dann rechtssicher, wenn sie beweist, wer das Foto wann und wo aufgenommen hat — und zu welchem Auftrag es gehört. Ein Foto in einem SharePoint-Ordner liefert das nicht automatisch.
In einem Streitfall — Vorschaden, Nachbesserungsanspruch, Gewährleistung — zählt nicht das Foto allein. Es zählt der Nachweis: Zeitstempel des Aufnahmegeräts, GPS-Position beim Auslösen, Zuordnung zum Auftrag, und am besten die Kundenunterschrift darunter. Das liefert SharePoint nicht.
Direkter Vergleich
| Kriterium | SharePoint / OneDrive | Truuflow |
|---|---|---|
| GPS automatisch bei Aufnahme gespeichert | ⚠ Nur Gerätemetadaten | ✓ Automatisch, im Bericht |
| Zeitstempel unveränderlich dokumentiert | ⚠ Nur Dateidatum | ✓ Sekundengenau, rechtssicher |
| Foto automatisch dem Auftrag zugeordnet | — | ✓ |
| Automatisches PDF mit Fotos | — | ✓ |
| Digitale Kundenunterschrift | — | ✓ |
| Offline-Fähigkeit im Keller / Tunnel | — | ✓ |
| Techniker-App für den Außendienst | ○ Generisch | ✓ Feldfokussiert |
| Vorschadensdokumentation mit Kundenbestätigung | — | ✓ |
| Bericht sofort im Büro sichtbar | ⚠ Manueller Upload | ✓ Automatisch |
| Einrichtung ohne IT-Abteilung | ⚠ Aufwändig | ✓ Minuten |
✓ = Schwerpunkt · ○ = möglich, nicht optimiert · — = nicht im Fokus · ⚠ = bekannter Reibungspunkt
Alle Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen sowie eigenen Kundenbefragungen. Datenstand: Mai 2026. Abweichungen vorbehalten — eigene Prüfung empfohlen.
Kosten im Vergleich — Richtwert für 10 Mitarbeiter
Microsoft 365 Business Basic
ab €60/Monat
10 Nutzer × ca. €6/Nutzer/Monat
Fotodokumentation erfordert manuelle Pflege
Preise laut Microsoft, Stand Mai 2026
Truuflow Team
€119/Monat
Bis 15 Nutzer inklusive — keine Überraschungen
€99/Monat bei Jahresabrechnung
≈ €12 pro Mitarbeiter/Monat
Der Preisunterschied ist gering — der Funktionsunterschied erheblich. SharePoint kostet weniger, erzeugt aber manuellen Aufwand im Büro: Fotos zuordnen, Berichte erstellen, Metadaten nachtragen. Dieser Aufwand kostet mehr als die Differenz.
Wann SharePoint trotzdem sinnvoll bleibt
SharePoint ist als zentrales Dokumentenarchiv weiterhin sinnvoll — für Pläne, Verträge, interne Unterlagen und die langfristige Ablage abgeschlossener Projekte. Viele Betriebe nutzen beides: Truuflow für die Felddokumentation, SharePoint für die strukturierte Langzeitablage.
Wann Truuflow die bessere Wahl ist
Immer dann, wenn Fotos im Kontext eines Auftrags aufgenommen werden — bei Serviceeinsätzen, Wartungen, Abnahmen, Vorschadensdokumentationen. Wenn ein Nachweis rechtssicher sein soll: Zeitstempel, GPS, Auftragszuordnung, Kundenunterschrift. Und wenn der Techniker im Feld keine Zeit für manuellen Upload hat.
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