Wartungsverträge sind das Beste, was einem Handwerksbetrieb passieren kann: Der Kunde kommt jedes Jahr wieder, die Arbeit ist planbar, der Umsatz auch. Wenn man die Verträge im Blick hat. In vielen Betrieben liegen sie in einer Excel-Liste, einem Ordner oder im Kopf einer Person, die gerade Urlaub hat. Dann merkt man erst im Herbst, dass die Anlage von Familie Huber schon seit dem Frühjahr fällig war.

Dieser Beitrag zeigt, was eine gute Wartungsverwaltung leisten muss und wie ein Wartungskalender und eine Leistungsübersicht dabei helfen.

Wo Wartungsverträge in der Praxis scheitern

Fälligkeiten leben in der Erinnerung

Ein Vertrag sagt „jährlich im Oktober” oder „zweimal pro Jahr”. Wann ist die nächste Wartung wirklich fällig? Wer das nur im Kopf hat oder in einer Liste ohne Datum, verpasst Termine. Der Kunde merkt es meist früher als du.

Der Überblick fehlt

Wie viele Wartungen stehen im November an? Wie viele davon sind schon eingeplant? Ohne Kalender musst du zählen. Und ohne Zahl planst du weder Personal noch Material.

Mehr als eine Leistung je Vertrag

Ein Vertrag besteht oft aus mehreren Leistungen: Brennerwartung, Abgasmessung, Prüfung der Sicherheitseinrichtungen, vielleicht eine Leistung, die eine Fremdfirma erbringt. Jede hat ihren eigenen Rhythmus und ihren eigenen Stand. Fragt der Kunde „Was wurde dieses Jahr eigentlich gemacht?”, muss die Antwort aus mehreren Quellen zusammengesucht werden.

Fremdleistungen verschwinden

Wenn ein Teil der Wartung von einer Fremdfirma gemacht wird, etwa der Schornsteinfeger, ein Aufzugsprüfer oder ein Kältetechniker, liegt deren Bericht irgendwo anders. Im Streitfall fehlt der Nachweis, dass die Leistung stattgefunden hat.

Was du für einen guten Überblick brauchst

Ein Kalender, der in die Zukunft schaut

Ein Wartungskalender zeigt, was in welchem Monat fällig ist, und zwar nicht nur für die kommende Woche, sondern auch Monate und Jahre voraus. Drei Ansichten haben sich bewährt:

Jahr: Wie verteilt sich die Arbeit über die Monate? Wo ist Luft, wo staut es sich?
Monat: Welche Wartungen stehen an, und welche sind schon eingeplant?
Woche: Was ist konkret zu tun, und wer macht es?

Wichtig ist, dass du aus dem Kalender direkt handeln kannst: Wird eine Wartung fällig, planst du sie mit einem Klick ein, statt Daten in einem zweiten Programm zu übertragen.

Eine Leistungsübersicht nach Fortschritt

Die Leistungsübersicht beantwortet eine andere Frage: Wie weit sind wir mit diesem Vertrag? Sie zeigt die Leistungen der Verträge nebeneinander, mit dem Stand je Jahr. Was erledigt ist, ist als erledigt gekennzeichnet; was noch offen ist, fällt sofort auf. So siehst du auf einen Blick, bei welchen Kunden dieses Jahr noch etwas fehlt, ohne jeden Vertrag einzeln zu öffnen.

Die Anlagen zum Vertrag

Zu jedem Vertrag gehören Anlagen: der Brenner im Keller, die Lüftung im Dach, das zweite Gerät in der Nebenwohnung. Eine Anlagenübersicht je Vertrag sagt dem Techniker vor Ort, was er vorfindet, und dem Büro, was zum Vertrag gehört.

Fremdleistungen mit Fremdfirma und Bericht

Wird eine Leistung von einer Fremdfirma erbracht, gehört das in den Vertrag: wer sie ausführt, wann sie fällig ist und der Bericht der Fremdfirma als Nachweis an der Durchführung. Dann ist der Vertrag vollständig, auch wenn nicht alles aus deinem Haus kommt. Ein Filter nach Ausführung hilft, die eigenen Leistungen von denen der Fremdfirmen zu trennen.

Eine Stundenvorgabe je Leistung

Wer Wartungen plant, braucht eine Zeitangabe. Eine Stundenvorgabe je Leistung sorgt dafür, dass beim Einplanen die richtige Dauer im Termin steht, und dass die Disposition nicht jedes Mal schätzt.

So funktioniert es in Truuflow

Das Zusatzmodul Wartungen bringt diese Bausteine zusammen:

Wartungsverträge mit ihren Leistungen, Fälligkeiten und Anlagen
Wartungskalender in den Ansichten Jahr, Monat und Woche
Leistungsübersicht nach Fortschritt, mit dem Stand je Leistung und Jahr
Einplanen mit einem Klick, direkt aus dem Kalender oder der Übersicht
Fremdleistungen mit Fremdfirma und Bericht, dazu ein Filter nach Ausführung auf allen Seiten
Stundenvorgabe je Leistung
Durchführungen mit Datum und, bei Fremdleistungen, dem Bericht der Fremdfirma als Nachweis

Aus einer fälligen Wartung wird ein ganz normaler Auftrag: Er erscheint in der Disposition, der Techniker erledigt ihn mit dem Formular, und der Bericht hängt am Vertrag. So bleibt die Dokumentation an einem Ort.

Was sich ändert, wenn die Verwaltung stimmt

Nichts wird mehr vergessen. Fälligkeiten sind sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
Du planst vorausschauend. Der Jahreskalender zeigt Spitzen und Täler. Du kannst Personal und Material danach ausrichten.
Dein Umsatz wird planbarer. Wartungen sind wiederkehrender Umsatz, und er lässt sich nur planen, wenn du ihn siehst.
Kunden merken die Verlässlichkeit. Wer den Termin ankündigt, bevor der Kunde nachfragt, wird weiterempfohlen.
Du bist auskunftsfähig. Auf die Frage „Was wurde bei uns gemacht?” antwortest du mit einem Blick in den Vertrag.

Häufige Fragen zur Wartungsverwaltung

Muss ich meine bestehenden Verträge neu eingeben? Du legst die Verträge mit ihren Leistungen einmal an. Danach pflegt sich der Stand durch die Durchführungen von selbst.

Brauche ich das Wartungsmodul für ein paar Verträge? Je mehr Verträge du hast, desto mehr lohnt sich der Überblick. Wer nur eine Handvoll Verträge hat, kommt auch mit einer Liste aus. Spätestens wenn mehrere Leistungen und Fremdfirmen im Spiel sind, wird eine Liste unübersichtlich.

Kann ich Wartungen auch ohne Vertrag planen? Ja. Normale Aufträge laufen unabhängig vom Modul. Das Modul ist dafür gedacht, wiederkehrende Leistungen sichtbar zu halten.

Ist das Modul in jedem Paket buchbar? Ja, Wartungen sind ein Zusatzmodul, das du zu jedem Paket dazubuchen kannst, ohne das Paket zu wechseln.

Wartungsverträge, die nicht untergehen: Wartungskalender und Leistungsübersicht