Craftnote vs. Truuflow:
Automatischer Bericht statt manuelle Arbeit
Craftnote ist eine bekannte App für die Baudokumentation im Handwerk. Was viele Nutzer erst im Alltag merken: Ein fertiger PDF-Bericht entsteht nicht automatisch — er muss manuell zusammengestellt, aufbereitet und exportiert werden. Bei Truuflow ist der Bericht fertig, sobald der Techniker den Auftrag abschließt.
Das zentrale Problem: Der PDF-Bericht in Craftnote
In Craftnote lassen sich Fotos, Notizen und Bautagebuch-Einträge gut erfassen. Der Haken: Daraus einen sauberen, professionellen PDF-Bericht zu erstellen, der dem Kunden übergeben werden kann, ist ein eigenständiger Arbeitsschritt — kein automatisches Ergebnis.
Für viele Betriebe bedeutet das in der Praxis: Dokumentation im Feld ✓ — fertiger Bericht für den Kunden ✗. Die Lücke zwischen "Daten erfasst" und "Bericht abgeschlossen" füllt immer noch der Mensch im Büro.
Typisches Feedback von Craftnote-Nutzern: „Die Dokumentation klappt gut, aber für einen sauberen Kundenbericht brauchen wir trotzdem 20–30 Minuten Nacharbeit."
Wie Truuflow das löst
In Truuflow ist der PDF-Bericht kein nachgelagerter Schritt — er ist das direkte Ergebnis des ausgefüllten Auftrags. Der Techniker schließt den Auftrag ab, der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm, und Truuflow generiert automatisch ein professionelles PDF:
- Alle Fotos aus dem Auftrag, automatisch eingebettet
- Ausgefüllte Checklisten und Messwerte
- Zeitstempel und GPS-Position jedes Fotos
- Digitale Kundenunterschrift direkt im Dokument
- Auftragsnummer, Kundendaten, Technikerinfo
Keine Nachbearbeitung. Kein Template-Editor. Kein Export-Workflow. Der Bericht erscheint im Büro-Dashboard, bevor der Techniker wieder im Auto sitzt.
Direkter Vergleich
| Kriterium | Craftnote | Truuflow |
|---|---|---|
| PDF-Bericht automatisch beim Abschluss | — | ✓ |
| Manuelle PDF-Aufbereitung nötig | ⚠ Ja | — |
| Foto-Dokumentation mit GPS | ✓ | ✓ |
| Digitale Kundenunterschrift | ○ | ✓ |
| Offline-Modus (Keller, Hallen) | ○ | ✓ |
| Ablage Projektdateien & Dokumente | ✓ | ○ |
| Service- & Wartungsaufträge | ○ | ✓ |
| Bericht sofort im Büro sichtbar | — | ✓ |
| Eigene Formular-Templates | ○ | ✓ |
| Einstieg ohne Schulung | ○ | ✓ |
| Setup-Zeit bis Erstauftrag | Stunden | Minuten |
✓ = Schwerpunkt · ○ = möglich, nicht optimiert · — = nicht im Fokus · ⚠ = bekannter Reibungspunkt
Alle Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen sowie eigenen Kundenbefragungen. Datenstand: Mai 2026. Abweichungen vorbehalten — eigene Prüfung empfohlen.
Was es im Monat kostet
Gerechnet mit einer Büro-Lizenz und dem Rest auf der Baustelle — dem üblichen Zuschnitt im Handwerk.
| Betriebsgröße | Craftnote | Truuflow |
|---|---|---|
| 5 Mitarbeiter | ca. 90 € | 87 €Start |
| 10 Mitarbeiter | ca. 164 € | 132 €Start |
| 15 Mitarbeiter | ca. 239 € | 177 €Start |
Craftnote: Büro 29,90 € · Baustelle 14,90 € je Nutzer, ein Büro-Paket ist Pflicht. Truuflow: Paket Start 69 € mit 3 Nutzern, jeder weitere 9 € · mit Disposition und Anfragen (Paket Betrieb) bei 10 bzw. 15 Nutzern 166 € bzw. 208,50 € · bei jährlicher Zahlung, monatlich kündbar rund 20 % mehr. Alle Angaben zzgl. USt. nach öffentlichen Anbieterangaben, Stand August 2026.
Der Unterschied liegt im Preis je Kopf: Jeder weitere Mitarbeiter kostet bei Truuflow höchstens 9 € — und es gibt keine teurere Büro-Lizenz. Büro und Monteur zählen gleich.
Wann Craftnote die richtige Wahl ist
Craftnote ist sinnvoll, wenn der Schwerpunkt auf der zentralen Ablage von Projektdateien und Dokumenten liegt — Pläne, Fotos, E-Mails, Angebote alles an einem Ort. Für Betriebe, die Unterlagen zu laufenden Bauprojekten strukturiert ablegen wollen und kein automatisiertes Berichtswesen benötigen, ist Craftnote eine solide Wahl.
Wann Truuflow die bessere Wahl ist
Truuflow ist besser geeignet, wenn der fertige Kundenbericht Teil des Serviceablaufs ist — also bei HLS, Elektro, Kältetechnik, PV-Montage, Facility Management und Wartungsverträgen. Hier zählt: Der Techniker schließt ab, der Kunde unterschreibt, das PDF liegt vor. Fertig.
Besonders relevant für Betriebe, die täglich viele einzelne Aufträge abwickeln und sich keine Nachbearbeitungszeit pro Bericht leisten wollen.
Was das für einen Betrieb mit 8 Technikern bedeutet
Angenommen, jeder Techniker macht 3 Aufträge pro Tag. Mit 20 Minuten PDF-Nachbearbeitung pro Auftrag entstehen täglich 8 × 3 × 20 = 480 Minuten — also 8 Stunden reine Büroarbeit allein für Berichtserstellung.
Mit automatischen PDF-Berichten fällt dieser Aufwand auf null. Der einzige Schritt, der bleibt: den Bericht ansehen und gegebenenfalls weiterleiten.
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